Mandat for UH-IT

Oppdatert mandat vedtatt av UH-IT 4. februar 2021.  

1: Formål

1.1: UH-IT er et samarbeidsforum for IT-ledere ved norske universiteter og høyskoler. UH-IT skal arbeide for at norske universiteter og høyskoler har en felles IT-infrastruktur og digitalt tjenestetilbud som understøtter primærvirksomheten og tar hensyn til institusjonenes ulike størrelser og behov.

1.2: UH-IT skal dele beste praksis når det gjelder digitaliseringsinitiativer, og dermed bidra til økt standardisering, effektivitet og innovasjon i sektoren. 

1.3: UH-IT skal ivareta kundeperspektivet og har som mål å opptre samlet mot felles leverandører. 

1.4: UH-IT skal aktivt ivareta rollen som rådgiver i sektorens styringsmodell. 

1.5: UH-IT skal delta i relevante internasjonale samarbeid.

2: Oppgaver

UH-IT skal særlig legge vekt på følgende oppgaver:

2.1: Bidra til samarbeid om fellesløsninger og økt standardisering.

2.2: Dele informasjon, erfaringer og god praksis.

2.3: Ta initiativ til og gjennomføre tiltak der det synes hensiktsmessig med utgangspunkt i økt nytteverdi for brukerne, forbedrede prosesser og/eller reduserte kostnader.

2.4: Rådgi premissgivere i sektoren, ta initiativ i aktuelle saker av felles interesse og være en aktiv part i å påvirke utviklingen av felles IT-tjenester.

2.5: Bidra til at de ulike nivåene i sektorens styringsmodell har grunnlag for å ta gode beslutninger. 

2.6: Bidra til informasjon om enkeltsaker av prinsipiell betydning og om aktuelle politiske problemstillinger av felles interesse.

2.7: Bidra til å operasjonalisere gjeldende strategier og handlingsplaner for digitalisering i sektoren.

2.8: Koordinere norsk deltakelse i relevante internasjonale fora og oppfordre til at aktuelle saker bringes tilbake til UH-IT.

2.9: Innhente erfaringer og impulser fra andre sektorer og virksomheter.

2.10: Opprette, styre og følge opp faggrupper som bidrar til kompetanseoverføring mellom institusjonene. Herunder Førstelinjeforum og faggruppe for Office 365. Faggruppene skal ha tydelige mandat og prinsipper knyttet til deltakelse og aktivitet.

3: Sammensetning

3.1: Alle statlige universiteter og høyskoler gis anledning til å være representert i UH-IT. Private akkrediterte høyskoler som har enten mer enn 10.000 studenter, 1.000 ansatte eller 1 milliard kroner i årlig omsetning gis også anledning til å være representert. 

3.2: Institusjonene utnevner hver sin representant til UH-IT, eventuelt også en vararepresentant. Representantene skal ha utøvende IT-ansvar ved institusjonen de representerer.

3.3: Unit og Uninett deltar som faste observatører med talerett. Organisasjonene utnevner selv sine representanter, som skal være på ledernivå.

3.4: Øvrige observatører med talerett kan inviteres til hele eller deler av møtene.

4: Leder, arbeidsutvalg og koordinator

4.1:  UH-IT velger sin leder for to år av gangen.

4.2:  UH-IT oppnevner et arbeidsutvalg som følger opp aktivitet i UH-IT mellom møtene i samarbeid med leder og koordinator. Arbeidsutvalget skal bestå av en representant fra de største universitetene, en representant fra de mellomstore institusjonene og en representant fra de mindre institusjonene, i tillegg til forumets leder som også leder arbeidsutvalget. Medlemmer av arbeidsutvalget velges for to år av gangen

4.3: UH-IT engasjerer en fast koordinator som jobber med oppgaver for UH-IT. Koordinatoren må ha inngående kunnskap om sektoren, arkitektur og felles infrastruktur, samt tett kontakt med premissgivere til sektoren. Koordinatoren kan kjøpes fra Unit/Uninett eller en av medlemsinstitusjonene.

4.4:  Koordinator utfører følgende oppgaver: 

  • Utarbeide møteplan og stå for praktisk møteplanlegging
  • Foreslå saker og utarbeide agenda for møtene
  • Forberede saker og invitere relevante innledere
  • Skrive referat fra møtene
  • Følge opp aktiviteter og aksjonspunkter mellom møtene
  • Kontakt med medlemmene for å få opp saker de er opptatt av
  • Kontakt og koordinering mot Unit og Uninett
  • Følge opp faggrupper/undergrupper av UH-IT

Oppgavene utføres i tett samarbeid med UH-ITs leder og arbeidsutvalg.

5: Møter og saksbehandling

5.1: Forumet avholder møter etter behov, i hovedsak som videomøter. En gang i året kan det legges til rette for en sosial aktivitet for å styrke det interne nettverket mellom institusjonene, gjerne kombinert med et møte avholdt hos en av institusjonene. 

5.2: Medlemmer, arbeidsutvalg, leder og koordinator kan fremme saker til møtene. Koordinator og arbeidsutvalg utarbeider møteplan og en agenda for det enkelte møte som gjøres tilgjengelig for medlemmene en uke i forkant. Koordinator og arbeidsutvalg forbereder sakene og inviterer relevante innledere.

5.3: Det føres referat fra møtene og disse gjøres tilgjengelig for medlemmene og deres institusjoner.

5.4: Tiltak og anbefalinger søkes gjennom konsensus og vil kun være rådgivende for medlemsinstitusjonene. Hvis det ikke lykkes å oppnå konsensus kan man uttrykke dissens.

5.5: Det etableres en delingsarena for informasjon om beste praksis og annet erfaringsmateriale, samt en oversikt over tjenester flere av institusjonene bruker. 

6: Økonomi

6.1: Kostnaden for deltakelse i UH-IT vil være ca. 25.000 kroner per år for hver medlemsinstitusjon. Dette skal dekke kostnader til koordinator, møtefasiliteter og lunsj under fysiske møter, evt. eksterne foredragsholdere og støtte til faggrupper/undergrupper av UH-IT. Den enkelte institusjon dekker selv sine kostnader med reiser til fysiske møter. 

6.2: Virksomheten som stiller med koordinator utarbeider budsjett og fører regnskap for UH-IT, og krever inn årlig innbetaling fra medlemsinstitusjonene.

7: Endringer

7.1: Endringer i mandatet vedtas med minst tre fjerdedels flertall. Mandatet skal revideres ved hvert lederskifte, påtroppende leder koordinerer arbeidet.

 

Publisert 22. feb. 2017 14:04 - Sist endret 24. feb. 2021 13:56